FAQ Track & Trace

Inhoudsopgave

1. Algemeen
2. Implementatie
3. Hardware
4. Applicatie
5. Data en management rapportage
6. Kosten

Algemeen

Op welke type hulpmiddelen kan Track & Trace worden toegepast? 

Omdat wij gebruik maken van verschillende technieken is het in principe mogelijk om alle type hulpmiddelen te voorzien van een Track & Trace tag. De techniek wordt bepaald aan de hand van het type zorghulpmiddel, het zorgproces, en de behoefte van de zorginstelling. 

Hoe specifiek wordt de locatie weergegeven? 

Dit is afhankelijk van de wens van de zorginstelling. Des te gedetailleerder de wens voor Track & Trace op hulpmiddelen, des te intensiever netwerk hiervoor nodig is. Zo kan het voor verschillende hulpmiddelen misschien voldoende zijn om alleen op specifieke locaties te weten wat er aanwezig is (zoals in een voorraadlocatie of bij een waslocatie), terwijl voor andere hulpmiddelen beter zones voor het gehele gebouw gebruikt kan worden (zoals verrijdbare hulpmiddelen). 

Is het mogelijk om te ervaren hoe Track & Trace in de praktijk werkt? 

Ja, dit is op afspraak mogelijk. Samen met onze IT partner hebben we een ‘Health Experience Center’ in Halfweg ingericht waarbij het mogelijk is om alle technieken en toepassingen te bekijken.  

Kan er ook in de buitenomgeving van de zorginstelling Track & Trace toegepast worden? 

Momenteel focussen wij ons met name op de toepassing binnen de muren van de zorginstellingen. Wel is het mogelijk om bijvoorbeeld sensoren in een schuur te plaatsen of een reader op te hangen bij de uitgang om te Tracken&Tracen welke zorghulpmiddelen het terrein verlaten.  

Wij zijn bezig met het testen van nieuwe technieken die ook een GPRS mogelijkheid bevat voor de buitenomgeving, maar dit blijft vooralsnog even toekomstmuziek. 

Hoe worden nieuwe hulpmiddelen voorzien van een tag? 

Wij zullen het taggen van alle hulpmiddelen bij start van de dienst faciliteren. De hulpmiddelen die daarna nog worden geleverd dienen ook voorzien te worden van een tag, en hierover zullen er afspraken gemaakt worden met de zorginstelling. Het uitgangspunt is dat we dit zo makkelijk mogelijk maken voor de zorg, door bijvoorbeeld de tags geconfigureerd aan te leveren bij de zorginstelling. Hierdoor hoeft de tag alleen nog op het zorghulpmiddel aangebracht te worden. Daarnaast hebben we per type zorghulpmiddel een instructievideo en handleiding gemaakt.  

Hoe wordt er omgegaan met zorghulpmiddelen die zijn gehuurd? 

Huurmiddelen doorlopen hetzelfde proces als nieuwe hulpmiddelen, alleen zal de tag bij het aflopen van de huur weer van het zorghulpmiddel gehaald moeten worden. In overleg met de zorginstelling zal bepaald worden hoe dit proces het beste ingericht kan worden. 

Implementatie

Hoe ziet het implementatietraject eruit? 

Het uitgangspunt is dat wij de zorginstelling ontlasten en het grootste gedeelte van de implementatie voor onze rekening nemen. Zo zullen wij het netwerk en de applicatie inrichten, de gewenste hulpmiddelen voorzien van een tag én de trainingen faciliteren. 

Hoelang duurt de implementatie van Track & Trace? 

Wij houden rekening met 3 á 4 weken implementatietijd (installatie hardware, aanpassen software, testen in kleine groep, training eindgebruiker). 

Wat wordt er van de zorginstelling verwacht bij de implementatie? 

– Het is van belang dat relevante afdelingen zoals de IT-afdeling op voorhand goed worden meegenomen.  

– Daarnaast scheelt het veel tijd en geld als het aanwezige netwerk opengesteld kan worden voor een dekkend netwerk.  

– Om de app goed in gebruik te laten nemen door verpleegkundigen, zoeken we ambassadeurs op iedere afdeling.  

 Verder is het handig om één aanspreekpunt te hebben voor het implementatietraject. Dit zal ongeveer 2 uur per week kosten.  

Is het mogelijk eerst klein te starten, voordat we alle hulpmiddelen uitrusten met een Track & Trace oplossing? 

Ja, het is mogelijk om eerst Track & Trace uit te rollen bij een aantal type hulpmiddelen, en later extra type hulpmiddelen toe te voegen. Wel is het van belang om alle hulpmiddelen binnen een categorie te taggen, en niet bijvoorbeeld 70%. 

Hardware

Wat zijn de netwerkeisen voor het inrichten van Track & Trace? 

Het scheelt veel tijd en geld als het bestaande netwerk in een zorginstelling opengesteld kan worden voor de BLE-tags. Echter is dit niet altijd mogelijk en is dit netwerk ook niet helemaal dekkend. Daarom zullen wij zelf aanvullende readers leveren.   

Hoe weet ik of het netwerk opengesteld kan worden? 

Vaak lukt dit bij de accespoints van Aruba. Graag kijkt onze IT partner mee.  

Wat is de levensduur de batterij van een tag? 

De BLE-tags gaan gemiddeld 3 jaar mee, en de passieve RFID tags gaan 20 jaar mee. Wij zullen elke 3 jaar helpen bij het vervangen van de BLE-tags.  

Zijn de tags herbruikbaar of is het voor eenmalig gebruik? 

In het kader van duurzaamheid proberen wij alle tags te hergebruiken.  Daarom dienen de tags na afloop van het hulpmiddel gehaald te worden. Deze tags kunnen dan teruggestuurd worden naar ons, zodat wij deze opnieuw kunnen inzetten.  

Wat wordt er gedaan in geval van storingen? 

Wij hebben een storingsdienst ingericht in geval van storingen, of loslatende tags. Hierover kunnen afspraken gemaakt worden met de zorginstelling.  

Applicatie

Is het mogelijk om verbinding te maken met het facility systeem? 

Ja, wij kunnen API koppelingen aanleggen met meerdere facility systemen waaronder TOPdesk en Ultimo.  

Op welke apparaten werkt de applicatie? 

De applicatie maakt gebruik van een Web-URL is hierdoor te gebruiken op alle type apparaten (telefoon, tablet, computer).  

Wat wordt er van de zorginstelling verwacht bij het in beheer nemen? 

Wij zullen de verschillende type gebruikersaccounts inrichten voor de zorginstelling, en helpen bij het aanmaken van de accounts. In overeenstemming met de zorginstelling kunnen er beheerafspraken gemaakt worden, bijvoorbeeld over het configureren van nieuwe zorghulpmiddelen of aanmaken van nieuwe gebruikers.  

Voor het beheren van de applicatie, omgang met storingen en het aanbrengen van tags zullen we afspraken maken met de zorginstelling.   

Data en management rapportage 

Hoe wordt er omgegaan met de opgehaalde data? 

Allereerst is het belangrijk om te vermelden dat wij geen gebruik maken van persoonsgegevens. In geval van persoonsgebonden hulpmiddelen, zullen wij alleen kamernummers gebruiken. 

Daarnaast blijft de zorginstelling altijd eigenaar van de opgehaalde data, en hebben wij alleen toegang tot de bulkdata. 

Hoe ziet een managementrapportage eruit? 

De managementrapportage kan aangepast worden naar de behoefte van de zorginstelling.  

Kosten

Hoeveel gaat Track & Trace kosten? 

De maandelijkse abonnementskosten voor het gebruik van de applicatie is €250,- per maand per zorglocatie. De maandelijkse abonnementskosten voor een tag is €2,75 per zorghulpmiddel (onafhankelijk van de gebruikte technologie). Wij zullen de benodigde readers gratis in bruikleen leveren tot een maximum van 75 kamers per zorginstelling.  

 Daarnaast kunnen wij een op maat gemaakte business case per zorginstelling of koepel maken.  

Hoe lang is een standaardcontract? 

Een standaardcontract wordt voor 3 jaar afgesloten, maar de minimale periode is één jaar.